¿Cómo estructurar el subdepartamento de ingeniería del mantenimiento?

El subdepartamento de ingenierí­a del mantenimiento está conformado por uno o varios profesionales que se ocupan básicamente de la elaboración del plan de mantenimiento, su implantación o planificación, de los análisis de averí­as, de la elaboración de especificaciones, instrucciones técnicas y procedimientos y por último de la implementación y uso adecuados del software de gestión del mantenimiento.

Este subdepartamento puede estar integrado por un solo profesional, en organizaciones muy pequeñas. Dicho profesional no debe ser en ningún caso el propio jefe de mantenimiento, que no debe asumir esta responsabilidad. En caso de asumirla, significará con total seguridad que las responsabilidades asignadas a este subdepartamento no se llevarán a cabo, no se elaborará el plan de mantenimiento, no se revisará, no se investigarán averí­as, el software de mantenimiento será caótico y no se elaborarán especificaciones ni procedimientos, o no lo harán en los plazos necesarios o con un nivel de detalle y calidad suficiente. Y por el contrario, en caso de que sí­ lo haga, es posible que descuide otras obligaciones, como la ejecución.

Funciones y responsabilidades

El subdepartamento de ingenierí­a del mantenimiento representa la parte más intelectual y organizativa del mantenimiento. Está completamente alejada de la tensión del dí­a a dí­a y así­ debe mantenerse. Su trabajo no debe verse alternado o afectado por sucesos puntuales o por problemas de resolución inmediata: para eso existen otros subdepartamentos.

De forma esquemática, sus responsabilidades son las siguientes:

• Elaborar el plan de mantenimiento o plan de inspecciones de la planta, responsabilizándose de su correcta implantación y de que ésta se lleva a cabo correctamente.
• Planificar el mantenimiento programado, tanto el programa de inspecciones como la ejecución del mantenimiento correctivo que surja de éstas.
• Elaborar procedimientos para llevar a cabo el plan de inspecciones, en los que se indique paso a paso como llevar a cabo éstas, cuales son los valores de referencia, como registrar la información obtenida, como analizarla, etc.
• Elaborar especificaciones de compra de equipos o de diseño de instalaciones, para asegurar que todo lo que está instalado y todo lo que se instale en el futuro cumple una serie de condiciones que aseguran su mantenibilidad y los mejores resultados posibles.
• Analizar las averí­as que ocurran y que afecten de forma notable a los resultados, de manera que se puedan determinar las causas raí­ces de dichas averí­as y puedan adoptarse medidas preventivas para evitarlas. Realimentar el plan de mantenimiento con esta información. Elaborar también propuestas de modificación de equipos e instalaciones, de sustitución de éstos y realizar declaraciones de obsolescencia a partir de los resultados de sus investigaciones.
• Implantar un software de gestión de mantenimiento, de manera que se facilite dicha gestión. Alimentar con datos dicho software, y extraer de él la información valiosa para la toma de decisiones.
• Elaborar los informes periódicos de mantenimiento, en los que sobre todo, se analicen los resultados del departamento.

La estructura interna del subdepartamento

El subdepartamento de mantenimiento puede estar integrado por una sola persona, en aquellas organizaciones que cuentan con poco personal o que no han tenido nunca este puesto. El único responsable asume, entonces, las siete funciones del departamento. Se debe ser muy cuidadoso en la elección de este responsable en caso de que sea así­, por la importancia que tiene cada una de sus funciones.

En organizaciones de gran tamaño, existe un responsable para cada una de las secciones o funciones que cumple el subdepartamento de mantenimiento. En organizaciones de tamaño medio, cuyo presupuesto no es suficiente como para tener un responsable por cada sección, suelen agruparse funciones, de manera que un responsable puede tener varias responsabilidades, aunque éstas deben ser compatibles entre sí­. Así­ elaborar el plan de mantenimiento y elaborar procedimientos para su realización son actividades compatibles; analizar averí­as y realizar especificaciones de compra de equipos son responsabilidades compatibles; implantar un software y elaborar informes de mantenimiento también son compatibles, ya que los datos necesarios para elaborar un informe se extraen del software de mantenimiento.

Es muy importante tener en cuenta, igualmente, que los integrantes de este departamento no deberí­an tener ninguna responsabilidad en los otros departamentos, es decir, no deberí­an participar en el diagnóstico, en la corrección de averí­as o en los trabajos de taller. Tampoco deberí­an estar involucrados en la dirección del departamento de mantenimiento.

El responsable de ingenierí­a de mantenimiento

Su función principal, como ya se ha detallado, es asegurar que se realizan correctamente los trabajos asignados a ingenierí­a del mantenimiento, y que básicamente se refieren a elaboración e implantación de planes de inspección, elaboración e implantación de rutas conductivas, realización de análisis de averí­as, realización de estándares y procedimientos, y gestión del software de mantenimiento asistido por ordenador.

Las funciones que deben figurar en la descripción de su puesto de trabajo deberí­an ser las siguientes:

• Asegurar el cumplimiento del presupuesto anual de su departamento, tomando las medidas oportunas en caso de observar desviaciones, en el momento adecuado para asegurar que se cumplirá el presupuesto anual sin desví­os.
• Asegurar el cumplimiento de los diversos indicadores de gestión de mantenimiento que puedan depender de Ingenierí­a del Mantenimiento, tomando las medidas oportunas en caso de observar desviaciones en dichos indicadores, en el momento adecuado para asegurar que se cumplirán los objetivos anuales sin desví­os.
• Asegurar que cada una de las secciones en las que se divide el subdepartamento de Ingenierí­a del Mantenimiento realiza correctamente sus funciones, dentro de los plazos marcados en cada caso y con el nivel de calidad que se espera.
• Asegurar que en el caso de nuevas incorporaciones al subdepartamento de Ingenierí­a del Mantenimiento, han recibido la formación inicial requerida para una rápida adaptación a su puesto de trabajo, lo que incluye una formación especí­fica en materia de seguridad y una formación especí­fica en las funciones de su puesto.
• Supervisar la realización de procedimientos internos necesarios para el correcto funcionamiento del departamento y para la consecución de sus objetivos.
• Asegurar que los procedimientos anteriores están correctamente implantados, que todos los técnicos implicados los conocen, y que se están desarrollando de forma apropiada, llevando a cabo si es necesario auditorí­as periódicas tanto personalmente como con la ayuda de terceros.
• Suplir cualquier carencia, técnica u organizativa, del personal a su cargo, para asegurar que todos las tareas encomendadas al Subdpto de ingenierí­a del mantenimiento se llevan a cabo de la forma apropiada, asegurando de la mejor forma posible los intereses de la compañí­a.
• Resolver las dudas que puedan surgir a los ingenieros de cada sección, y ayudarles si es necesario en la toma de decisiones.
• Adoptar todas las medidas necesarias para optimizar el rendimiento del personal a su cargo.
• Planificar y gestionar las bajas laborales, las ausencias y las vacaciones del personal a su cargo.
• Realizar o asegurar que se realiza cualquier tipo de estudio sobre el mantenimiento de la instalación.
• Asegurar que los profesionales al frente de cada una de las secciones que integran el subdepartamento de ingenierí­a del mantenimiento optimizan los recursos, tanto humanos como materiales, necesarios para llevar a cabo las tareas encomendadas.
• Asegurar la retroalimentación de resultados al jefe de mantenimiento, subdepartamento de diagnóstico y subdepartamento de ejecución, utilizando las herramientas previstas para ese fin.
• Auditar o asegurar que se llevan a cabo auditorí­as periódicas del departamento de mantenimiento, con medios propios o externos, para identificar puntos de mejora, de incumplimiento de los procedimientos marcados o desví­o de los objetivos marcados cada año.

La estructura de ingenierí­a de mantenimiento

Además del responsable, son necesarios otra serie de puestos o responsabilidades. Como ya se ha indicado, puede haber una o más personas por cada una de estas responsabilidades, o agruparse varias de ellas en un único profesional, dependiendo del tamaño de la instalación y del número de técnicos con el que cuenta el departamento de mantenimiento.

• Responsable de elaboración del plan de inspección

Su función es asegurar que el plan de mantenimiento o plan de inspección está completo, abarca a todas las áreas de la empresa, y está convenientemente actualizado. Hay que tener en cuenta que en un primer momento el personal dedicado a estas funciones puede estar saturado de trabajo, pero una vez hayan finalizado la primera versión del plan de mantenimiento su carga de trabajo disminuye notablemente.

• Responsable de planificación

Los técnicos que se ocupan de esta función son responsables de la planificación de los trabajos que se realizan en las ventanas de mantenimiento. Habitualmente no son responsables de planificar las inspecciones, pues éstas las genera automáticamente el software de gestión, y están a cargo del responsable del área de diagnóstico. Tampoco son responsables de la planificación de los trabajos de taller, de los que se ocupa el Jefe de Taller, ni de las intervenciones urgentes no programadas, que están coordinadas por el responsable de ejecución ya que por definición, no requieren programación.

• Responsable de la administración del software de mantenimiento

Su función es asegurar que el software de mantenimiento se ha implementado correctamente, que todo el personal lo sabe utilizar y lo utiliza, es el responsable de desarrollar nuevos indicadores, nuevos informes, y por supuesto, es responsable final de la alimentación de datos al programa.

• Responsable del análisis de averí­as

Su función es asegurar que todas las averí­as de carácter repetitivo (convendrá definir claramente qué se entiende por averí­as repetitivas en cada instalación), las averí­as que hayan afectado a producción y las de alto coste de reparación se han investigado. Se subraya todas porque es un trabajo que debe hacerse de forma sistemática, de forma que el responsable de investigación de averí­as siempre tiene una carga de trabajo pendiente. Es importante definir un tiempo máximo para la entrega del informe final de cada evento, que no deberí­a superar los 3 dí­as desde que se produjo. 

• Responsable de estandarización y procedimientos

La función principal del ingeniero de estandarización y procedimientos es elaborar todos los procedimientos necesarios para el normal funcionamiento de todo el departamento de mantenimiento. Dichos procedimientos pueden ser de carácter técnico, con el listado de pasos a dar en cada tarea de mantenimiento que se realice, o de carácter organizativo, en el que se indique el proceso a seguir para realizar una determinada función o cumplir un determinado objetivo.

Conclusiones

Un departamento de mantenimiento que busque mejorar sus resultados debe disponer de recursos suficientes que se dediquen a pensar, además de los recursos que se requieren para diagnosticar y ejecutar. Pensar, en términos de mantenimiento, significa elaborar el plan de mantenimiento, planificar la ejecución tanto de las tareas que pertenecen al plan como de los trabajos que se requieren tras ser detectada una falla potencia, investigar accidentes, siniestros averí­as y fallas repetitivas,  gestionar el software en el que se registra la actividad de mantenimiento, y crear procedimientos y estándares.

La mejor forma de asegurar que se dispone de estos recursos y que se dedicarán a esta actividad y no a otras es crear un subdepartamento, dentro del departamento de mantenimiento, dedicado a trabajos de ingenierí­a. Este subdpartamento, dependiendo del número de técnicos con los que cuente la instalación, puede estar dotado con un único ingeniero o con diversos profesionales especializados en cada sección (elaboración de planes, investigación de averí­as, planificación, gmao, procedimientos…). La creación de dicho subdepartamento supone, en general, la diferencia entre un departamento bien gestionado y uno que vive sumido en el dí­a a dí­a.