Cinco pasos para una implementación exitosa de un CMMS destinado al manejo de materiales

Según investigaciones de la industria, se espera un crecimiento anual de la adopción de la automatización de entre el 10 % y el 15 % en los próximos tres o cinco años, así­ como niveles de adopción general cerca del 80 % para 2019.

Con tantas operaciones que dependen de la automatización, el mantenimiento proactivo del sistema desempeña una función esencial para evitar tiempos de inactividad no programados y maximizar las ganancias, el rendimiento de los activos, la vida útil de los equipos y el retorno sobre la inversión del sistema.

El mantenimiento predictivo requiere la captura de todos los datos relevantes y la experiencia interpretativa para usarlos de manera proactiva. El software computarizado de gestión del mantenimiento (Computerized Maintenance Management Software, CMMS) actual es una herramienta esencial diseñada para hacer exactamente eso: gestionar la recopilación de datos, su análisis, la planificación y la ejecución de un programa preventivo de mantenimiento del ciclo de vida.

Sin embargo, estos beneficios suponen una implementación eficaz y completamente desarrollada. Si una planta con operaciones mal equipadas trata de realizar una implementación interna o se contrata a un proveedor no familiarizado con la industria en cuestión, los resultados pueden volverse negativos con rapidez y el CMMS puede tornarse inutilizable.

El mantenimiento predictivo requiere la captura de todos los datos relevantes y la experiencia interpretativa para usarlos de manera proactiva.

Cómo aprovechar el potencial disponible en el mercado

El mercado ofrece varias plataformas competitivas de CMMS, con capacidades sólidas similares y funcionalidades para crear, gestionar y ejecutar programas de mantenimiento estratégico. La diferenciación proviene de la experiencia que el proveedor de CMMS tenga en la industria y la asistencia de implementación para establecer un programa satisfactorio y traducir las protecciones y mejoras potenciales en resultados concretos.

Por lo general, las implementaciones poco satisfactorias no son el resultado de deficiencias inherentes al software, sino de otros factores, como datos sucios, una plataforma de gestión deficiente y asistencia deficiente por parte del proveedor. Esto limita la efectividad de las instalaciones de CMMS individuales y genera problemas adicionales, como falta de adaptabilidad y normalización, y añade una complejidad innecesaria a las implementaciones en varios sitios.

A continuación se explican los cinco pasos fundamentales que permiten una implementación exitosa de un CMMS:

1. Cantidad suficiente de datos exactos

Una aplicación de CMMS es tan eficaz como se lo permite la calidad de sus datos. Que un único sitio acumule suficiente cantidad de datos como para establecer puntos de referencia y brindar una base informada para el mantenimiento estratégico puede demorar de cinco a siete años.

La falta de activos, los procedimientos incompletos y la información desactualizada sobre repuestos sacrifican el tamaño y la exactitud del conjunto de datos, todo lo cual reduce en gran manera la efectividad del programa.

Elegir a un proveedor que tenga experiencia en el monitoreo y la gestión de sistemas de manejo de materiales permite tener acceso a los datos adecuados y proporciona la experiencia necesaria para usarlos de manera productiva.

Contratar a un proveedor de CMMS con experiencia relevante en manejo de materiales ofrece el valor agregado de años de datos relevantes especí­ficos a la industria provenientes de múltiples implementaciones, incluso información tanto de sus propios sistemas como de equipos de otros fabricantes.

Según investigaciones de la industria, se espera un crecimiento anual de la adopción de la automatización de entre el 10 % y el 15 % en los próximos tres o cinco años, así­ como niveles de adopción general cerca del 80 % para 2019.

Desde el lanzamiento, el proveedor de CMMS establece una plataforma normalizada para gestionar la recopilación y el análisis de datos locales y proporciona una base adaptable, en función de la cual comparar y compartir datos en varios sitios.

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2. Experiencia y procesos para obtener el mayor valor posible de los datos

Luego de establecer el entorno para un análisis de datos efectivo, el CMMS desempeña un papel activo en la gestión y ejecución de las funciones de mantenimiento, y programa automáticamente las órdenes de trabajo, a medida que los indicadores claves de desempeño llegan a umbrales de medición preestablecidos.

Sin embargo, un CMMS no es solo una herramienta de gestión mediante la que poner en marcha el trabajo. Hace que ninguna parte del proceso de mantenimiento quede sin asistencia, con precios actualizados para los repuestos y un conjunto completo de funcionalidades para ayudar tanto a los administradores como a los técnicos a trabajar de manera más eficiente, con alertas telefónicas o por correo electrónico automatizadas, en función de condiciones de activos predeterminadas.

3. Asistencia de un proveedor con experiencia especí­fica

La proliferación de plataformas de CMMS capaces es prueba del valor de la herramienta en casi cualquier aplicación con equipos automatizados. Aunque varios proveedores ofrecen opciones de software sólidas en varias industrias, carecen de la experiencia especializada y de la asistencia constante para ayudar a los usuarios finales a maximizar su inversión.

Un socio de CMMS de primer nivel está muy familiarizado con los procesos de automatización de depósitos, los sistemas de logí­stica de pedidos y los requerimientos del negocio, lo cual le permite planificar y responder a las particularidades de las operaciones de fabricación y distribución minorista.

Los datos históricos capturados por el CMMS permiten hacer un inventario de piezas más inteligente, en función de las tendencias de uso.

Esto incluye la elaboración de informes estandarizados para la industria con asistencia experta, la implementación y el mantenimiento de cronogramas que incorporen los requerimientos de temporada pico, así­ como una compatibilidad total con sistemas de pedido de piezas para garantizar un inventario suficiente para el mantenimiento de rutina y toda interrupción no planificada.

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4. Una implementación minuciosa acompañada de velocidad

La actualización de procesos y la implementación de sistemas nuevos requieren de minuciosa planificación y consideración para mejorar las operaciones, en lugar de alterarlas.

Se comienza por establecer las expectativas compartidas entre el cliente y el proveedor, con un plan de implementación claro que tiene en cuenta las demandas de cronograma del cliente, como los requerimientos de tiempo de actividad y las temporadas pico.

Los proveedores de CMMS con experiencia especí­fica suelen demorar dos meses en completar una instalación tras recibir la documentación necesaria y la aprobación del cliente. Además de una instalación oportuna y eficiente, una implementación de calidad sienta las bases para un éxito sostenible.

Preserva las mejores prácticas de mantenimiento al programar las operaciones de servicio a intervalos adecuados para mantener los sistemas sin problemas y, así­, evitar conflictos en los momentos de mayor demanda.

5. La participación del cliente es clave

Al comprar cualquier herramienta para mejorar los procesos empresariales, los usuarios finales también deben invertir el tiempo y la atención necesarios para producir los máximos resultados.

Invertir en un CMMS ofrece un rendimiento financiero sólido que se basa en una mayor eficiencia de la mano de obra, disponibilidad de equipos y rendimiento operativo para producir beneficios operacionales cuantificables.

Los clientes de CMMS deben comunicarse con el proveedor durante todo el proceso, desde el diseño y la instalación hasta la capacitación y la evaluación permanente.

Este involucramiento permite un programa prolijamente estructurado para adaptarse a criterios especí­ficos al sitio y la transición más limpia tras la implementación, con personal bien informado y con facultades para usar el sistema con todo su potencial.

Pasada la transición, el diálogo regular entre el proveedor y el cliente informa sobre futuras actualizaciones al programa para mejorar el análisis de datos y los procedimientos de mantenimiento.

Cinco dificultades comunes en instalaciones de CMMS no satisfactorias:

1. Falta de asistencia del proveedor.

2. Falta de capacitación.

3. Falta de objetivos definidos con claridad.

4. Falta de comunicación con los técnicos.

5. Falta de aplicación de las prácticas de mantenimiento.

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